INDICE

PREÂMBULO

 

 

 

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com redacção dada pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, pelo decreto-lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro, e pelo Decreto-Lei n.º 84-A/2002, de 5 de Abril, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no Sector da Administração Autárquica no sentido de permitir uma gestão económica eficiente e eficaz das actividades desenvolvidas pelas autarquias locais, no âmbito das suas atribuições e competências.

 

No uso da competência prevista na alínea d) do n.º2 do artigo 34.º da Lei n.º 169/99, de 18 e Setembro, alterado pela Lei n.º 5-A, de 11 de Janeiro, e dando cumprimento ao disposto no artigo 10.º do decreto-lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro, a União das Freguesias da Enxara do Bispo, Gradil e Vila Franca do Rosário, Concelho de Mafra, elabora o Regulamento da Norma de Controlo Interno, adiante designado como NCI, que servirá de pilar orientador para a entrada em vigor do novo regime contabilístico.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

 

Artigo 1.º

Objecto

 

A NCI compreendida na contabilidade das autarquias locais, é composta pelo plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo adoptados pela freguesia, que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada, eficaz e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável, visando atingir os objectivos previstos no ponto 2.9.2 do POCAL.

 

Artigo 2.º

Âmbito de Aplicação

 

A NCI, é aplicada a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerida e coordenada pelo Órgão Executivo.

 

Artigo 3.º

Competências

 

1. Compete ao órgão executivo, no âmbito do acompanhamento da NCI, a recolha de sugestões, propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
2. Compete aos funcionários da secção administrativa a execução e cumprimento das normas contidas neste regulamento, sob orientação hierárquica.

 

CAPÍTULO II

Documentos Previsionais

 

Artigo 4.º

Princípios, Regras e Procedimentos

 

1. Devem ser observados os princípios orçamentais, e contabilísticos, as regras previsionais, bem como todos os procedimentos contabilísticos estabelecidos no POCAL – Regime Simplificado.
2. A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL, devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia.

 

Artigo 5.º

Elaboração dos documentos Previsionais

 

1. Os documentos previsionais, constituídos pelas grandes opções do plano e pelo orçamento devem ser aprovados pelo executivo até ao final do mês de Novembro de cada ano civil.
2. O Presidente do executivo dará instruções ao sector de contabilidade para a elaboração dos documentos previsionais durante o mês de Outubro de cada ano civil.
3. O Presidente do executivo deverá fornecer ao sector de contabilidade, atempadamente, todos os elementos necessários à elaboração dos documentos previsionais.

 

Artigo 6.º

Grandes Opções do Plano

 

1. As grandes opções do plano, onde a Junta de Freguesia definirá as linhas de desenvolvimento estratégico, englobam o Plano Plurianual de Investimentos, com um horizonte móvel de quatro anos e as Actividades Mais Relevantes da gestão autárquica.
2. A execução das grandes opções do plano tem início com uma reunião, a realizar durante o mês de Outubro, entre o sector de contabilidade e o executivo, onde são traçados os novos projectos e actividades a desenvolver no ano a que corresponde o plano e analisada a percentagem de execução dos projectos já iniciados, no que se refere ao plano plurianual de investimentos.
3. Após esta reunião o sector de contabilidade elaborará as grandes opções do plano e irá submetê-las a aprovação do executivo até ao final do mês de Novembro.
4. Após análise, rectificação e aprovação pelo executivo, as grandes opções do plano serão levadas à sessão da Assembleia de Freguesia a realizar durante os meses de Novembro ou Dezembro, para aprovação.

 

Artigo 7.º

Orçamento

 

1. O Orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas de forma a evidenciar todos os recursos que a Junta de Freguesia prevê arrecadar para o financiamento das despesas que pretende realizar.
2. O Orçamento é constituído por dois mapas:
   1. Mapa resumo das receitas e despesas;
   2. Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica.
3. O orçamento é elaborado no sector de Contabilidade, durante os meses de Outubro e Novembro de cada ano civil, após instruções dadas pelo Presidente do executivo.
4. Para a elaboração do orçamento, o sector de contabilidade terá em conta os princípios e regras orçamentais definidas no POCAL.
5. O orçamento é submetido a aprovação pelo órgão executivo até ao final do mês de Novembro.
6. Após análise, rectificação e aprovação pelo executivo, o orçamento será levado à sessão da Assembleia de Freguesia a realizar durante os meses de Novembro ou Dezembro, para aprovação.

 

CAPÍTULO III

Documentos de Prestação de Contas

 

Artigo 8.º

Enumeração

 

1. Consideram-se documentos de prestação de contas, os mapas de execução orçamental, os empréstimos, outras dívidas a terceiros, caracterização da entidade e relatório de gestão.
2. Incluem-se mapas de execução orçamental a execução anual do plano plurianual de investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria

Artigo 9.º

Elaboração dos Documentos de Prestação de Contas

 

1. Para a elaboração dos Documentos de Prestação de Contas o Presidente do executivo dá instruções ao sector de contabilidade para que proceda a impressão dos mapas referidos no artigo 8.º do presente regulamento, até ao final do mês de Março do ano seguinte à gerência em causa.
2. Os documentos de prestação de contas deverão ser aprovados pelo executivo durante o mês de Abril e enviados à sessão da Assembleia de Freguesia a realizar no mesmo mês para apreciação e votação.

 

CAPÍTULO IV

Execução de Receita

 

Artigo 10.º

Guias de Receita

 

O sector de Contabilidade processará uma guia de receita por cada receita arrecadada, documento este conferido pelo tesoureiro, que procederá à arrecadação da respectiva receita.

 

 

Artigo 11.º

Limites de disponibilidade em caixa

 

A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 150 euros, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta.

 

Artigo 12.º

Operações de controlo

 

1. Em caixa na tesouraria podem existir meios de pagamento nacionais:
   1. Notas de banco;
   2. Moedas metálicas;
   3. Cheques.
2. Não podem existir:
   1. Vales aos membros dos órgãos autárquicos ou aos funcionários;
   2. Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;
   3. Documentos justificativos de despesas efectuadas.

 

Artigo 13.º

Contas Bancárias

 

1. Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu Presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia.
2. As contas previstas no número anterior são movimentadas, com as assinaturas conjuntas do Presidente e do Tesoureiro e em caso de falta ou impedimento do Tesoureiro, pelo Secretário.

 

Artigo 14.º

Fundos de Maneio

 

1. Em caso de reconhecida necessidade, constituir-se-ão Fundos de Maneio, por deliberação do órgão executivo, mediante proposta fundamentada pelo interessado no fundo.
2. Para efeitos de controlo do fundo de maneio, o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo.

 

CAPITULO V

Execução de Despesa

 

Artigo 15.º

Ordens de pagamento

 

1. Compete aos serviços de contabilidade o processamento das ordens de pagamento, com base nos documentos existentes nos serviços;
2. As ordens de pagamento e respectivos documentos anexos são previamente conferidos pelo responsável da contabilidade;
3. São anexados à ordem de pagamento, os documentos que serviram de base à sua elaboração, bem como os recibos justificativos dos pagamentos efectuados.

 

Artigo 16.º

Requisições

 

1. Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição;
2. As requisições serão processadas pela Contabilidade, mediante despacho do Presidente do executivo ou de quem o substituir, ou delegar e sempre após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento da Junta de Freguesia.

 

Artigo 17.º

Meios de pagamento

 

1. Os pagamentos de valor superior a 150 euros são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária.
2. Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da junta serão feitos por transferência bancária ou por cheque.

 

Artigo 18.º

Guarda de Documentos Bancários

 

1. Os documentos bancários, incluindo cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do responsável pela contabilidade.
2. Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados na contabilidade, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

 

Artigo 19.º

Contas Correntes

 

Compete ao responsável pelos serviços de contabilidade manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia.

Artigo 20.º

Reconciliação Bancária

 

1.    As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês por pessoa distinta do tesoureiro e sem acesso às contas correntes, nos termos previstos no ponto 2.9.10.1.5 do POCAL;

2.    Quando se verifiquem diferenças de reconciliações bancárias estas serão comunicadas ao executivo, averiguadas e prontamente regularizadas, com o apuramento de eventuais responsabilidades

3.    Periodicamente o responsável pelos serviços de contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo se for caso disso, o respectivo cancelamento junto da instituição bancária respectiva, e procedendo aos respectivos registos contabilísticos de regularização.

 

Artigo 21.º

Responsabilidades do tesoureiro

 

O estado de responsabilidades do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por pessoa distinta deste e sem acesso às contas correntes, nos termos previstos no ponto 2.9.10.1.5 do POCAL, nas seguintes situações:

a.    Trimestralmente, sem aviso prévio;

b.    No encerramento das contas de cada exercício económico;

c.    No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d.    Quando for substituído o tesoureiro.

 

CAPÍTULO VI

Terceiros

 

Artigo 22.º

Forma das Aquisições

 

1. No que diz respeito aos bens inseridos na gestão de stocks corrente, é o serviço responsável (de acordo com o tipo de bem), mediante proposta dos serviços, que promove a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta com base em requisição externa,
2. Para bens e serviços fora do âmbito da gestão de stocks corrente, compete ao serviço responsável fazer a aquisição, mediante deliberação do executivo e após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

 

Artigo 23.º

Recepção de bens

 

1. A recepção de bens é feita pelo serviço requisitante.
2. São serviços requisitantes:
   1. As unidades orgânicas de destino dos bens, no que respeita ao imobilizado;
   2. A sede da Junta e o armazém da Junta no que se refere às existências.
3. O serviço responsável, confere e confirma a recepção dos bens, fazendo menção disso na guia de remessa ou documento equivalente enviando-a ao responsável pelas compras e seguidamente à Contabilidade.
4. Na posse da guia de remessa referida no número anterior a contabilidade procede:
   1. À conferência da guia de remessa, com menção expressa nesse documento, através da confrontação com a requisição;
   2. Ao registo da entrada nos armazéns, seja de materiais ou de existências;
   3. Ao registo no inventário, quando respeitar a imobilizado;
5. A menção prevista na no n.º 3 e no n.º 4 alínea a), deve conter de forma bem legível:
   1. Indicação de Conferido e Recebido (n.º 3) / Conferido (n.º 4)
   2. Identificação do serviço;
   3. Identificação do funcionário;
   4. Rubrica do funcionário;
   5. Data

 

 

 

Artigo 24.º

Facturação de terceiros

 

1. As facturas enviadas por terceiros dão entrada na Contabilidade.
2. Com base nas cópias das requisições ou contratos, referidos no art. 21.º e das guias de remessa em conformidade com os requisitos exigidos no n.º 5 do art. 22.º a contabilidade procede à conferência das facturas, tendo em conta as quantidades e valores requisitados e efectivamente fornecidos ou prestados.
3. Após autorização ou indicação de pagamento dada pelo executivo, a contabilidade procede à emissão da ordem de pagamento e procede à liquidação da factura.
4. Caso existam facturas com mais de uma via é aposto nas cópias de forma clara e evidente a indicação de Duplicado

 

CAPITULO VII

Imobilizado e Existências

 

Artigo 25.º

Fichas do imobilizado

 

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas no Sector de Contabilidade.

 

Artigo 26.º

Inventário

 

O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamento, propriedade da freguesia e este deverá manter-se permanentemente actualizado.

 

Artigo 27.º

Abate de bens

 

1. Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ser utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao presidente da Junta;
2. Se o Presidente da Junta, entidade competente para decidir, entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, ao Serviço de Contabilidade.

 

Artigo 28.º

Registo e inscrição matricial de prédios

 

Compete ao sector de contabilidade promover o registo e inscrição matricial dos prédios adquiridos pela Junta de Freguesia.

 

Artigo 29.º

Reconciliação e controlo de registo do imobilizado

 

1. O Sector de Contabilidade realiza, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
2. Em Janeiro de cada ano o Sector de Contabilidade enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade.

 

Artigo 30.º

Gestão das Existências

 

1. Compete à Contabilidade efectuar os registos nas fichas de existências, no mais curto espaço de tempo possível, após verificação dos factos a registar (entradas e saídas) a fim de garantir a obtenção de um nível óptimo que permita fazer face às necessidades, sem que existam nem artigos em excesso, nem rupturas de stocks.
2. Compete ao responsável de cada secção, a recepção, armazenamento e entrega de todos os consumíveis necessárias ao regular funcionamento dos serviços.
3. A recepção será feita de acordo com o previsto no artigo 16.º do presente regulamento.
4. O armazenamento será feito em instalações que garantam boas condições de conservação dos bens, no manuseamento e no controlo dos mesmos.

 

Artigo 31.º

Gestão Patrimonial

 

1.    Considera-se gestão patrimonial a correcta afectação dos bens da freguesia pelas diversas áreas de gestão, tendo em conta não só as suas necessidades como também a sua melhor utilização, conservação e valorização.

2.    Para efeitos de controlo do património o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça os princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, registo, seguros, aumento, abatimento, cessão, transferência e gestão do imobilizado corpóreo da Freguesia de Cheleiros.

 

CAPÍTULO VIII

Disposições finais

 

Artigo 32.º

Violação das normas do RCI

 

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento sempre que indicie o cometimento de infracção, dá lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.

 

Artigo 33.º

Disposições Complementares

 

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do presidente.

 

Artigo 34.º

Entrada em vigor

 

O presente Regulamento entra em vigor no dia.

 

                                                        O Presidente da Junta de Freguesia,

                                                                José António de Oliveira da costa

 

 

NOTAS EXPLICATIVAS

 

No presente regulamento faz-se referência a dois tipos de tesoureiros:

§   Tesoureiro, que é o vogal eleito para desempenhar as funções de Tesoureiro e

§   tesoureiro, que desempenha realmente as funções de tesoureiro, ou seja, que faz o recebimento de dinheiros e que no presente caso é desempenhado pelos funcionários administrativos.